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Vertragsmanagement

Ziel des Vertragsmanagements

  • Rechts- und Planungssicherheit für alle Projektbeteiligten
  • Vermeidung von Missverständnissen und Nachforderungen
  • Definition klarer Verantwortlichkeiten, Fristen, Leistungen und Risiken
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Typische Vertragsarten in der Intralogistik

VertragstypZweck
Liefervertrag Lieferung von Technik, Software, Komponenten (z. B. Fördertechnik, WMS)
DienstleistungsvertragPlanung, Projektmanagement, Consulting, Schulungen
WerkvertragSchlüsselfertige Lieferung eines Gesamtsystems (Turnkey-Projekt)
Wartungs- und SupportvertragTechnischer Support, Updates, SLAs
Service Level Agreement (SLA)Leistungskennzahlen & Verfügbarkeiten (z. B. Systemreaktionszeit, 24/7-Support
RahmenverträgeLangfristige Zusammenarbeit z. B. mit IT-/Logistikdienstleistern
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Wichtige Vertragsinhalte

  1. Leistungsbeschreibung
    Genaue Definition von Liefer- und Leistungsumfang
    Pflichtenheft, Funktionslisten, Projektziele
    Abgrenzung zu Kundenseite (z. B. IT-Infrastruktur, Stromanschlüsse)
  2. Projektzeitplan & Meilensteine
    Starttermin, Realisierungsphasen, Abnahmen
    Vertragsstrafen bei Verzug? (Pönalen)
  3. Abnahmebedingungen
    Technische und funktionale Abnahme (z. B. nach FAT, SAT, Go-Live)
    Dokumentation der Abnahmekriterien
    Teilabnahmen möglich?
  4. Vergütung & Zahlungsplan
    Zahlungsmodelle: Pauschale, nach Aufwand, Abschlagszahlungen
    Zahlungsbindung an Meilensteine oder Abnahmen
  5. Haftung & Gewährleistung
    Sachmängelhaftung, Verzugshaftung, Produkthaftung
    Gewährleistungsfristen (oft 12–24 Monate)
  6. Geheimhaltung & Datenschutz
    NDA (Non-Disclosure Agreement), DSGVO-Konformität
    Umgang mit sensiblen Produktions-/Lagerdaten
  7. Änderungsmanagement (Change Requests)
    Verfahren für Änderungswünsche im laufenden Projekt
    Auswirkungen auf Kosten & Termine

Schnittstellen zu anderen Bereichen

STechnik

Klare Definition von Schnittstellen (z. B. SPS ↔ WMS)

Einkauf

Vertragsprüfung, Angebotsvergleiche, Verhandlung

Recht

AGB, Haftung, Vertragsrecht

IT / Datenschutz

Compliance und Datensicherheit

Best Practices im Vertragsmanagement

⦁ Frühzeitige Einbindung von Einkauf und Rechtsabteilung
⦁ Alle Vereinbarungen schriftlich und nachvollziehbar dokumentieren
⦁ Meilensteinbasierte Verträge statt „Alles am Ende“
⦁ Transparente Kommunikation und regelmäßige Reviews
⦁ Zentralisiertes Vertragsarchiv (digital) inkl. Fristenüberwachung

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